Canale per i segnalatori

1. A cosa serve questo canale

Il canale per i segnalatori è destinato a preoccupazioni gravi riguardanti illeciti — tipicamente questioni che riguardano più di una singola transazione e che il segnalante ritiene non vengano gestite in modo appropriato attraverso i normali canali di supporto o operativi. Tra gli esempi rientrano: sospette frodi o furti, pagamenti che sembrano agevolare il riciclaggio di denaro o il finanziamento del terrorismo, tentativi di eludere sanzioni, corruzione, violazioni della normativa antitrust, gravi rischi per la sicurezza, danni ambientali e preoccupazioni relative al trattamento dei dati personali.

Per le problematiche ordinarie di supporto — stato degli ordini, resi, rimborsi, accesso all'account — si prega di utilizzare il widget di live chat o l'indirizzo di supporto. Instradare tali problematiche attraverso il canale per i segnalatori rallenta i tempi di risposta.

2. Come sollevare una preoccupazione

• E-mail: [email protected]. Questa casella è monitorata da un membro designato del senior management e non dal personale di supporto generale.
• Posta ordinaria: indirizzata a «Il Responsabile della Conformità, Riservata e Confidenziale» presso la nostra sede legale. La busta viene aperta esclusivamente dal Responsabile della Conformità.
• Di persona: è possibile richiedere un incontro riservato tramite il supporto; il segnalante è libero di portare con sé un collega, un familiare, un rappresentante sindacale o altro testimone.

3. Cosa includere

Per poter svolgere un'indagine efficace, sono solitamente necessari: una descrizione chiara della preoccupazione, i nomi e i ruoli delle persone coinvolte (se noti), date e luoghi, eventuali documenti o prove disponibili, e i dati di contatto del segnalante. È possibile segnalare in forma anonima, ma in tal caso potremmo non essere in grado di approfondire il merito della questione né di informare il segnalante dell'esito.

4. Cosa accade successivamente

Confermiamo la ricezione di ogni segnalazione entro cinque giorni lavorativi dal ricevimento. Il Responsabile della Conformità esamina la segnalazione e determina il percorso investigativo più adeguato, che può includere una revisione interna, il ricorso a consulenti forensi esterni, l'interlocuzione con le autorità di vigilanza o il rinvio alle autorità di polizia. Puntiamo a comunicare l'esito al segnalante entro 60 giorni, nei limiti consentiti dalla riservatezza e dai vincoli legali; le indagini complesse possono richiedere tempi più lunghi, nel qual caso teniamo informato il segnalante sull'avanzamento.

5. Riservatezza

Trattiamo tutte le segnalazioni come riservate. Le informazioni identificative sono tenute riservate salvo che la divulgazione sia richiesta dalla legge (ad esempio, in risposta a un ordine giudiziario o nell'ambito della cooperazione con le autorità di vigilanza) oppure che il segnalante abbia espressamente acconsentito. I fascicoli investigativi sono conservati in un'area con accesso ristretto, accessibile esclusivamente al Responsabile della Conformità e agli eventuali investigatori specificamente designati.

6. Protezione da ritorsioni

Non tolleriamo alcuna ritorsione nei confronti di chiunque sollevi una preoccupazione in buona fede, indipendentemente dal fatto che la preoccupazione risulti o meno fondata. Le ritorsioni nei confronti di un segnalante costituiscono esse stesse una violazione disciplinare e vengono trattate nell'ambito delle nostre procedure disciplinari interne e, ove applicabile, ai sensi del Public Interest Disclosure Act 1998 (legge britannica sulla tutela delle divulgazioni di pubblico interesse che protegge le segnalazioni qualificate effettuate da lavoratori nel Regno Unito).

7. Buona fede e segnalazioni false

Una preoccupazione è sollevata in buona fede se il segnalante ritiene ragionevolmente che le informazioni siano vere e non è mosso esclusivamente da un interesse personale o dall'intento di nuocere a un'altra persona. Le preoccupazioni sollevate in buona fede sono tutelate anche qualora risultassero successivamente infondate. Le segnalazioni consapevolmente false o malintenzionate costituiscono di per sé una violazione della nostra Acceptable Use Policy e possono comportare la sospensione o la chiusura dell'Account nonché, ove opportuno, il rinvio alle autorità di polizia.

8. Canali esterni

Il segnalante ha altresì il diritto di sollevare preoccupazioni direttamente presso un'autorità di vigilanza competente o un'autorità esterna — ad esempio, l'Information Commissioner's Office (Garante britannico per la protezione dei dati) per questioni relative alla protezione dei dati, la National Crime Agency (Agenzia nazionale contro la criminalità) per sospetti di riciclaggio di denaro, l'OFSI (Ufficio per l'attuazione delle sanzioni finanziarie) per questioni relative alle sanzioni, oppure l'autorità competente per la sicurezza dei prodotti o la tutela dei consumatori per questioni di sicurezza dei prodotti. Il fatto di sollevare una preoccupazione presso un'autorità esterna non pregiudica le tutele offerte dal presente canale.

9. Contatto per domande sul funzionamento del canale

Per domande sul funzionamento del presente canale (e non per segnalare una preoccupazione), si prega di inviare un'e-mail a [email protected] con «[Channel question]» nell'oggetto del messaggio.