Kanał zgłaszania nieprawidłowości

1. Przeznaczenie kanału

Kanał zgłaszania nieprawidłowości przeznaczony jest do zgłaszania poważnych zastrzeżeń dotyczących uchybień — zazwyczaj spraw, które dotyczą więcej niż jednej transakcji i w których osoba zgłaszająca zastrzeżenie uważa, że nie są one odpowiednio rozpatrywane w ramach normalnych kanałów wsparcia lub operacyjnych. Przykłady obejmują: podejrzenie oszustwa lub kradzieży, płatności, które mogą ułatwiać pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu, próby omijania sankcji, przekupstwo, naruszenia prawa konkurencji, poważne zagrożenia bezpieczeństwa, szkody dla środowiska naturalnego oraz zastrzeżenia dotyczące sposobu przetwarzania danych osobowych.

W przypadku rutynowych kwestii wsparcia — statusu zamówienia, zwrotów, refundacji, dostępu do konta — prosimy o skorzystanie z widżetu czatu na żywo lub adresu wsparcia. Kierowanie takich spraw przez kanał zgłaszania nieprawidłowości opóźnia udzielenie odpowiedzi.

2. Sposoby zgłaszania zastrzeżeń

• E-mail: [email protected]. Skrzynka ta jest monitorowana przez wyznaczonego członka wyższej kadry zarządzającej, a nie przez ogólny personel wsparcia.
• Poczta: zaadresowana do 'Compliance Officer, Private & Confidential' na adres naszej zarejestrowanej siedziby. Koperta jest otwierana wyłącznie przez Compliance Officer.
• Osobiście: możesz poprosić o poufne spotkanie za pośrednictwem wsparcia; mile widziany jest udział współpracownika, członka rodziny, przedstawiciela związku zawodowego lub innego świadka.

3. Co należy uwzględnić w zgłoszeniu

Aby skutecznie przeprowadzić dochodzenie, potrzebujemy zazwyczaj: jasnego opisu zastrzeżenia, imion, nazwisk i ról zaangażowanych osób (o ile są znane), dat i miejsc, dostępnych dokumentów lub dowodów oraz danych kontaktowych zgłaszającego. Możesz zgłosić zastrzeżenie anonimowo, jednak w takim przypadku możemy nie być w stanie przeprowadzić dalszych działań w danej sprawie ani poinformować Cię o wynikach.

4. Co dzieje się po zgłoszeniu

Potwierdzamy otrzymanie każdego zgłoszenia w ciągu pięciu dni roboczych od jego wpłynięcia. Compliance Officer dokonuje wstępnej oceny raportu i decyduje o odpowiedniej ścieżce dochodzenia, która może obejmować: wewnętrzny przegląd, zewnętrzną pomoc kryminalistyczną, współpracę z regulatorem lub skierowanie sprawy do organów ścigania. Dążymy do poinformowania osoby, która zgłosiła zastrzeżenie, o wynikach w ciągu 60 dni — o ile pozwalają na to wymogi poufności i ograniczenia prawne; złożone dochodzenia mogą trwać dłużej, a w takim przypadku na bieżąco informujemy zgłaszającego o postępach.

5. Poufność

Wszystkie zgłoszenia traktujemy jako poufne. Dane identyfikujące są zatajane, chyba że ujawnienie jest wymagane przez prawo (na przykład w odpowiedzi na nakaz sądowy lub w ramach współpracy z regulatorem) albo też zgłaszający wyrazi na to wyraźną zgodę. Akta dochodzeń przechowywane są w wydzielonym miejscu dostępnym wyłącznie dla Compliance Officer oraz ewentualnie wyznaczonych inspektorów.

6. Ochrona przed represjami

Nie tolerujemy żadnych działań odwetowych wobec osób, które zgłaszają zastrzeżenia w dobrej wierze, niezależnie od tego, czy zastrzeżenie okaże się uzasadnione. Działania odwetowe wobec zgłaszającego stanowią same w sobie naruszenie zasad i są rozpatrywane w ramach wewnętrznych procedur dyscyplinarnych oraz, w stosownych przypadkach, na podstawie Public Interest Disclosure Act 1998 (ustawa o ujawnieniach w interesie publicznym, chroniąca kwalifikowane ujawnienia dokonywane przez pracowników w Zjednoczonym Królestwie).

7. Dobra wiara i fałszywe raporty

Zastrzeżenie jest zgłaszane w dobrej wierze, jeżeli zgłaszający zasadnie uważa, że informacja jest prawdziwa, i nie kieruje się wyłącznie osobistą korzyścią ani zamiarem skrzywdzenia innej osoby. Zastrzeżenia zgłaszane w dobrej wierze podlegają ochronie nawet wówczas, gdy okażą się błędne. Świadomie fałszywe lub złośliwe raporty stanowią naruszenie naszej Polityki dopuszczalnego użytkowania i mogą skutkować zawieszeniem lub rozwiązaniem Konta oraz, w stosownych przypadkach, skierowaniem sprawy do organów ścigania.

8. Zewnętrzne drogi zgłaszania

Masz również prawo do zgłaszania zastrzeżeń bezpośrednio do właściwego regulatora lub organu zewnętrznego — na przykład do Information Commissioner's Office (Biura Komisarza ds. Informacji) w sprawach dotyczących ochrony danych, do National Crime Agency (Krajowej Agencji ds. Przestępczości) w przypadku podejrzenia prania pieniędzy, do OFSI w sprawach dotyczących sankcji, lub do właściwego organu ds. standardów handlowych lub bezpieczeństwa w sprawach dotyczących bezpieczeństwa produktów. Zgłoszenie zastrzeżenia organowi zewnętrznemu nie wpływa na ochronę zapewnianą przez niniejszy kanał.

9. Kontakt w sprawie pytań dotyczących samego kanału

Jeżeli masz pytanie dotyczące funkcjonowania niniejszego kanału (a nie zastrzeżenie do zgłoszenia), prosimy o przesłanie wiadomości e-mail na adres [email protected] z adnotacją '[Channel question]' w temacie wiadomości.